Referat bestyrelsesmøde 16/8-2009

Her er referatet fra sidste bestyrelsesmøde...

Møde nummer: 2

Dato: 16. august 2009

Mødeleder: Kim Kolditz 

Sted: Vandværksvej 4

Referent: Bjørn Frederiksen

1. Valg af ordstyrer

Claus Højrup vælges til ordstyrer.

2. Principielle beslutninger

1)      Fastsættelse af næste møde.

Der fastlægges møde 30. August kl. 19.00, vandværksvej,.

2)      Forretningsorden for bestyrelsen med arbejdsbeskrivelser.

Grundet omstændigheder i forbindelse med flytning, besluttes den endelige forretningsorden at udarbejdes efter oktober, når flytningen er på plads.

3)      Orientering økonomi.

Der orienteres om et møde med kommunen onsdag, hvor økonomiske aspekter drøftes. Claus deltager sammen med Kim. Efterfølgende forestår Kim kontakten til kommune.

4)      Bestyrelsesmøder.

Der vedtages en lidt hyppigere frekvens under flytteperioden. I fremtiden aftales det, at Bjørn udsender dagsorden et par dage før møderne på mail. Punkter til debat på møderne mailes retur. Efterfølgende udfærdiger Bjørn referat som mailes til Claus, samt opslag i klubben.

5)       Håndhævelse af beslutninger truffet på generalforsamling, herunder kontingenter.

Der aftales, at Kim forestår at bringe disse forhold i orden. Relevante personer orienteres om fremtidige forhold og endelige beslutninger om honorering fastlægges efter flytning af bestyrelsen.

6)      Driftsaftaler.

Kim tager kontakt til relevante aftaler og orienterer om flytningen, herunder adgang mv.

7)      Gennemgang af lejekontrakter.

Det besluttes at gennemgang af lejekontrakter, udskydes til næste møde.

8)      Nøgler for både for Hedevej og Vandværksvej.

Pt. eksisterer 3 sæt nøgler til vandværksvej. Kim indsamler løbende nøgler til hedevej fra relevante personer. Det besluttes af administrative årsager, at personer med nøgle til hedevej fortsætter med eksisterende aftale indtil flytning.

9)      Betalingsmuligheder for bestyrelsen.

Der orienteres, at Finn har adgang til kort, samt netbank. Kim har adgang til checkhæfte. Disse personer er de eneste med har adgang til konto. Denne struktur besluttes at fortsætte. Claus orienterer han ikke ønsker adgang til konto.  Det vedtages, at alle indkøb over 500 kr. skal besluttes af enig bestyrelse. Bilag skal være i relevant mappe senest 1 uge efter indkøb.

10)   Åbningsdato.

Det fastsættes at lørdag 10. oktober vil være datoen for åbent hus og reception. Der planlægges specielt åbningstilbud på denne dag. Dette tilbud, samt tidspunkt for reception og andre omstændigheder fastsættes senere. Der opsættes opslag i HSS med status for flytningen. Bjørn forestår denne opgave.

11)   Principiel beslutning om varesalg.

Det besluttes at indkøbe sodavandsautomat. Budget er fastsat til 10.000 kr. + moms og fragt. Finn forestår indkøb af denne. Dette vil være dette eneste varesalg fremover.

Det er bestyrelsens mål i fremtiden ikke at have kontanter i klubben af både administrative og tyverimæssige årsager.

12)   Principper for vagtordning / åbningstider mm.

Det besluttes at fremtidige åbningstider med reception vil være tirsdag, torsdag og lørdag. Åbningstiden vil være på 3 timer og forestås af 1 vagt. Det tilstræbes, at åbningstiden vil være sen eftermiddag. Præcist tidspunkt aftales senere i samarbejde med relevante vagter.

Det besluttes at have 3 vagter med gratis kontingent til klubben.

13)   Hjemmeside mv.

Der er etableret e-mail adresser. Hjemmesiden skal primært anvendes til information til medlemmer og ikke som debatforum. Det besluttes at historien omkring HSS opdateres. Der laves billeder af bestyrelsen. Punktet sponsor sættes i bero. Karsten Laursen laver indlæg omkring doping. Dette mailes til Claus.

14)   Prioritering, hvorledes penge skal anvendes.

 Forslag:

a.       Nøglesystem

b.      Gulv i træningsområde

c.       Vægge i træningsområde

d.      Skiltning/markedsføring

e.      Receptionsområde

f.        Indretning af kontor.

g.       Andet

Denne rækkefølge diskuteres og godkendes

15)   Evt. udarbejdelse af liste over sager som skal bringes i orden efter flytningen.

Drøftes på et senere møde.

16)   Musik.

Det besluttes at bibeholde systemet frit tilgængeligt, som det er pt.

17)   Procedure for kørselsgodtgørelse

Finn og Bjørn opsætter forslag til en sådan procedure, som behandles på næste møde.

        18)   Datoer fra udlejer vedr. reparationer mv.

Kim taler med udlejer tirsdag og forsøger at fastsætte deadlines, så vi kan planlægge maling og flytte weekend.

        19)   Doping Danmark.

        Finn orienterer doping Danmark om flytningen og orienterer næste møde, hvorledes adgang mv. skal foregå.

        20)   Adresseflytning.

        Kim forestår flytning af adresse hos relevante parter som: forsikring, coda, alm. adresse flytning mv.

        21)   Postkasse.

    Der besluttes at opsætte postkasse til ris og ros i det nye center. Kim indkøber denne og forestår opsætning. Claus laver procedure for udformning af forslag hertil.

3. Praktiske beslutninger

1)      Evt. en vejledende beslutning om indretningen.

Det vedtages at etablere en 1,5 m bred ”bane” til special øvelser. Bjørn og Karsten udarbejder indretningsforslag, som behandles næste møde.

2)      Fælles arbejdsdag / weekend.

Det besluttes at fastsætte disse ved næste møde, da vi der har talt med udlejer omkring hans opgaver.

3)      Elementer i opgave-oversigten.